Artikel: Survival-Kit für Besprechungen

Letztens war ich wieder in einer Besprechung.
Der Klassiker: Ich war die einzige Frau unter 6 Männern.

Mittlerweile gehe ich entspannt in so etwas hinein. Vor 2 Jahren war ich noch irrsinnig nervös davor weil ich das Gefühl hatte unter besonderer Beobachtung zu stehen. Dass ich mir meinen Platz in der Männerrunde erst verdienen muss. Bis zu einem gewissen Grad war das auch tatsächlich der Fall. Da hilft nur selbstbewusst in die Situation rein gehen und sich nicht abschrecken lassen wenn es auch mal lauter wird.

Ich persönlich habe meine anfängliche Unsicherheit folgendermaßen überwunden:

Step 1 – Beobachtung

Grundsätzlich sind Menschen unterschiedlich und damit ist auch die Gesprächskultur von Firma zu Firma anders. Was mir sehr geholfen hat ist anfangs einfach zu beobachten wie die Teilnehmer mit einander umgehen.

  • Wer will bei allem das letzte Wort haben auch wenn schon nichts mehr zu sagen ist?
  • Wer ist das Alpha und führt die Runde an?
  • Genauso wichtig ist das Omega denn durch diesen werden Entscheidungen oftmals in eine ganz andere Richtung gelenkt als ursprünglich angenommen.
  • Wer fällt jedem ins Wort?
  • Wer wird laut um seine Argumente durchzusetzen? Ganz spannend in diesem Zusammenhang ist auch zu beobachten bei welchen Themen er laut wird.
  • Speziell als Frau ist auch wichtig zu wissen ob es jemanden gibt, der signalisiert, dass er mich nicht in dieser Runde haben möchte. Dazu werde ich noch einen extra Beitrag schreiben.
  • Welche Aufmerksamkeitsspanne hat das Alpha? In manchen Runden zählt die Knappheit der Argumente in anderen ist es besser alle Details zu präsentieren.

Wenn man die Gesprächskultur verstanden hat kann man sich auch  zielgerichteter positionieren.

Step 2 – Zuhören und analysieren

Gehen wir einmal davon aus, dass der Grund der Besprechung vorab kommuniziert wurde und man vorbereitet in den Termin geht. Man hat sich seine persönliche Meinung gebildet und auch eine gewisse Erwartung wie der Termin zu den eigenen Gunsten ausgehen wird.
Eines ist allerdings klar:
Meist muss ein Kompromiss gefunden werden denn es ist utopisch davon auszugehen, dass allein meine Meinung die Richtige ist.
Es geht darum den kleinsten gemeinsamen Nenner zu finden und darauf zu achten, dass die eigenen Ansichten nicht übergangen werden.

Deshalb ist es essentiell zunächst die Meinungen der anderen zu verstehen. Bedeutet zuhören und analysieren inwiefern sich die eigene Meinung mit dem Standpunkt der anderen überschneidet.

  • Welche Argumente stehen auf meiner Seite und untermauern meine Meinung?
  • Was steht im Gegensatz zu der Entscheidung, die ich befürworten würde? Dann muss ich mir etwas zurecht legen um dem Ganzen den Wind aus den Segeln zu nehmen.
  • Hat jemand etwas aufgezeigt, das ich vergessen habe? Vielleicht ist es sogar etwas, das meine Meinung noch ändert?

Irgendwann wird der Punkt erreicht sein an dem alle Beteiligten wild durch einander diskutieren. Dann kommt es darauf an alles wie ein Schwamm aufzusaugen und so schnell wie möglich einordnen zu können.

Step 3 – Aktiv werden

Diese ganze Vorarbeit hat nur ein Ziel:

 Zum richtigen Zeitpunkt das Richtige sagen!

Wenn man die Gruppendynamik verstanden hat weiß man wann der richtige Zeitpunkt ist um sich gekonnt zu platzieren. Hat man ebenfalls gut zugehört und das Gesagte in Bezug auf den eigenen Standpunkt gebracht, weiß man auch was genau man sagen muss um die Aufmerksamkeit aller sofort zu haben.

2 Tipps am Rande
Es gibt zwei Faustregeln, die bisher in jeder Besprechung zugetroffen haben:

  • Der beste Zeitpunkt seine Argumente zu platzieren ist wenn die erste Diskussionswelle abflaut und die Teilnehmer einander wieder ausreden lassen anstatt sich laufend zu unterbrechen
  • Keine Füllwörter! (Man wird sicherlich schnell unterbrochen also alle wichtigen Infos hinein packen und mit nichts Unnötigem Zeit verschwenden)

Step 4 – Präsent bleiben

Nachdem man seine Argumente auf den Tisch gelegt hat passiert meist folgendes:
Jemand anderes spricht dagegen und in kürzerster Zeit ist die Diskussion wieder neu entfacht.

Lass dich davon nicht entmutigen! Das ist normal und hat nichts mit dir, deiner Sichtweise oder deiner Vorgangsweise zu tun. Ab und zu passiert es natürlich auch, dass dir jemand sofort zustimmt.

Wenn jemand nicht deiner Meinung ist begehe nicht den Fehler dich zu verteidigen. Relativiere nicht was du gesagt hast sondern streiche hervor warum du recht hast. Das ist ein riesen Unterschied.
Relativieren hört sich so an: „Ich meinte doch nur, dass…..“ oder „So habe ich das gar nicht gemeint!“
Es ist konstruktiver zu sagen: „Was Sie dabei übersehen ist folgendes….“ oder „Da haben Sie mir nicht genau zugehört. Ich sagte …..“

Es wirkt wie ein Angriff auf die andere Person, aber das ist es nicht. Solange man nicht untergriffig wird oder die andere Person als dumm darstellt ist alles im grünen Bereich. Es ist mir auch schon mal passiert, dass mir die Worte komplett im Mund verdreht wurden und daraus eine Diskussion entstanden ist, die in eine komplett falsche Richtung lief. Dann habe ich einfach nur laut „Nein! Stop!“ gerufen. Nicht geschrien sondern einfach so laut, dass es die anderen übertönt hat und sie aufhörten zu diskutieren. Ich hatte damit die Chance etwas deutlicher klar zustellen, dass davor anscheinend von mir falsch kommuniziert wurde.

Wichtig an diesem Teil der Besprechung ist, dass man sich nicht aus dem Ganzen heraus nimmt weil man sich vielleicht eingeschüchtert oder übergangen fühlt. Man muss weiter am Ball bleiben und sich wehren wenn etwas in die falsche Richtung läuft. Hat man eine solide Grundlage fällt das leichter und die haben wir mit Step 1-3 bereits geschaffen.

Muss ich etwas sagen (auch wenn ich gar nichts zu sagen habe)?

JA.

Schlicht und einfach JA.  Den Teil in den Klammern solltest du nicht einmal denken. Denn eine Einladung zu einer Besprechung bedeutet, dass jemand denkt du hast etwas zu sagen. Als Dekoration wird man dir wohl kaum einen Sessel anbieten sondern dann könntest du dich auch zu den Zimmerpflanzen in die Ecke stellen.
Wenn du dann nicht präsent bist (und das bedeutet nun mal etwas zu sagen) werden sich die Herren im nachhinein fragen warum du überhaupt dabei warst. Sollte es einen Folgetermin geben werden sie dich wahrscheinlich vergessen. Denn du hattest ja keine Meinung zu dem Thema.

Vielleicht denkst du dir „Aber da gab es doch den einen Kollegen, der hat das so toll gemacht und ich bin ganz seiner Meinung! Da muss ich mich doch nicht in den Vordergrund drängen.“
Wenn du dich zu Wort meldest schmälert das in keinster weise die Leistung des Kollegen. Du brauchst dir keine Sorgen machen ihm das Rampenlicht zu stehlen. Das Einzige was passiert ist, dass du aus seinem Schatten hervor trittst und dich neben ihn stellst. Sichtbar für alle und damit hinterlässt du einen Eindruck. Dann habt ihr eben die selbe Meinung, aber du hast eine andere Art zu kommunizieren und kannst Dinge noch etwas anders darstellen als er. Damit lieferst du Mehrwert in der Besprechung.

Ich hoffe diesesr kleine Leitfaden hat dir ein wenig die Hemmungen vor der nächsten Besprechung genommen. Denn Womenistas bestimmen selbst in welchem Umfeld sie sich wohl fühlen und lassen sich nicht von etwas abhalten nur weil es ungewohnt ist!

„Ein edler Mann wird durch ein gutes Wort der Frau weit geführt.“ – Johann Wolfgang von Goethe (Quelle)

(Bild von Fotolia)

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